El ciclo de venta y la función de cada documento
Los tres documentos comerciales están interconectados y permiten acompañar al cliente desde la propuesta inicial hasta el cobro final del servicio o producto.
El Presupuesto es la oferta económica o cotización que se envía al cliente antes de formalizar la venta. Carece de validez fiscal, pero sirve como propuesta formal para detallar los conceptos, precios y condiciones propuestas.
El Albarán es el documento que acredita la entrega efectiva de la mercancía o la prestación realizada del servicio. Se genera una vez que el cliente ha aceptado la propuesta y justifica que el trabajo o producto ha sido entregado correctamente. Tampoco tiene validez fiscal por sí mismo, sino un carácter logístico y de comprobación.
La Factura es el único documento de la cadena con plena validez fiscal y legal ante la Agencia Tributaria o las Diputaciones Forales. Acredita la operación comercial de forma definitiva y constituye el título legal para exigir o registrar el cobro y los impuestos correspondientes.
Diferencias clave en campos y estados
Aunque los tres tipos de documento comparten la misma pantalla de creación y estructura de líneas en Factuvoz, cada uno incluye campos y estados específicos adaptados a su finalidad.
En la creación de un presupuesto, el formulario incluye la fecha de emisión de la propuesta, las referencias de pedido del cliente y la forma de pago sugerida. En los listados puede reflejar los estados de aceptado o no aceptado.
En la gestión de un albarán, el sistema solicita la fecha del pedido y la fecha de entrega de la mercancía. En los listados se controla mediante las etiquetas de entregado o pendiente de entrega.
En la emisión de una factura, los campos son de obligado cumplimiento legal: incluye la fecha de emisión, la fecha de expedición, la serie de facturación y el número oficial asignado de forma correlativa al guardar. Si la empresa tiene activa la facturación electrónica con TicketBAI o Verifactu, la factura se certifica automáticamente e incorpora su correspondiente código QR e identificador de certificación. Asimismo, las facturas se controlan mediante los estados de cobrada o pendiente de cobro.
El proceso de conversión progresiva en Factuvoz
Factuvoz está diseñado para evitar que tengas que introducir los mismos datos varias veces. Puedes iniciar la operación creando un presupuesto y, a medida que avanza la relación comercial, convertirlo directamente en albarán o factura.
El flujo habitual consiste en marcar el presupuesto como aceptado cuando el cliente da su conformidad, indicar la entrega del servicio como albarán y, finalmente, pulsar la acción de «Convertir a factura» desde el listado de ventas.
Al convertir un documento, Factuvoz traslada automáticamente el cliente, las líneas, las descripciones y los importes, solicitando únicamente la fecha de factura y asignando el número oficial correspondiente sin riesgo de duplicados o huecos en la numeración.