Paso 1: Acceder al selector de tipo de venta
Para iniciar la creación de un nuevo documento comercial, debes dirigirte a la pantalla de selección. Puedes acceder desde varias ubicaciones de la interfaz:
- Desde la página de inicio: Haz clic directamente en la tarjeta «Nueva venta».
- Desde la cabecera o comandos de voz: Pulsa el icono de micrófono en la barra superior y pronuncia «Nueva venta», «Nuevo presupuesto» o «Nueva factura».
- Desde la ficha de un cliente: En el listado de Clientes, pulsa el icono de documento «Nueva venta» en la fila del cliente deseado para abrir la pantalla con sus datos ya preseleccionados.
Paso 2: Seleccionar el tipo de documento
En la pantalla del selector de ventas, encontrarás tres tarjetas principales para definir el tipo de documento comercial:
- Presupuesto: Selecciona esta opción si deseas enviar una oferta económica o cotización previa sin validez fiscal.
- Albarán: Elige esta opción para documentar la entrega física de mercancías o la prestación efectiva de un servicio.
- Factura: Elige esta opción para emitir un documento comercial definitivo con plena validez legal y tributaria.
Haz clic sobre la tarjeta correspondiente y pulsa el botón «Continuar con [tipo de documento]» para abrir la pantalla de edición
Paso 3: Activar el modo manual (Crear sin IA)
Al cargar la pantalla de creación, Factuvoz propone por defecto la entrada mediante inteligencia artificial. Para trabajar con el formulario tradicional:
- Localiza y pulsa el botón «Crear sin IA» situado junto al cuadro de texto.
- La pantalla cambiará de inmediato para mostrar el formulario completo de edición manual con todos sus campos desplegados.
Paso 4: Asignar el cliente en la Sección de cliente
En el bloque Sección de cliente, debes indicar el destinatario del documento mediante una de las tres opciones disponibles:
- Cliente existente: Escribe el nombre, la razón social o el CIF en el cuadro de búsqueda. A medida que escribes, aparecerá un desplegable; al seleccionar a la empresa, todos sus datos de contacto y facturación se cargarán automáticamente.
- Alta rápida de un cliente nuevo: Si la empresa no está registrada, pulsa el botón de alta rápida. Se abrirá una ventana emergente para que introduzcas su nombre, CIF y dirección, guardándolo en la base de datos sin perder el borrador de la venta.
- Clientes Varios: Para ventas de mostrador o servicios esporádicos a particulares que no requieren ficha completa, marca la opción «Clientes Varios» e introduce un nombre identificativo sencillo.
Paso 5: Cumplimentar las fechas y datos de encabezado
En la sección Datos de la venta, completa los datos temporales y comerciales según el tipo de documento:
- Fechas del documento: Introduce la Fecha de presupuesto (y su validez), la Fecha de pedido y entrega (en albaranes), o la Fecha de factura y expedición (en facturas).
- Referencias del cliente: Si lo deseas, puedes rellenar las casillas opcionales Su pedido o Su referencia para dejar constancia de la orden de compra del cliente.
- Forma de pago y vencimiento: Selecciona la modalidad de cobro acordada en el desplegable (como transferencia, contado o recibo). Si seleccionas un plazo con días, el sistema calculará la fecha de vencimiento de forma automática.
- Serie de facturación: En el caso de las facturas, selecciona la serie correspondiente (asignada por defecto al año en curso). El número de factura correlativo se asignará automáticamente al guardar.
Paso 6: Rellenar la tabla de Líneas de la venta
Dirígete a la tabla central del formulario para detallar los productos o servicios prestados:
- Descripción: Escribe el concepto o detalle del trabajo (permite textos amplios de más de 1.000 caracteres).
- Cantidad y Precio unitario: Especifica las unidades vendidas (admite decimales) y el importe por unidad en euros.
- Descuento e IVA: Si aplica, introduce el porcentaje de descuento de la fila y selecciona el tipo de IVA en el menú desplegable.
- Gestión de filas: Pulsa el botón «Añadir línea» para agregar nuevos conceptos, utiliza el botón de duplicar para copiar una fila existente, o arrastra las líneas para cambiar su orden en el documento.
Paso 7: Configurar la Sección de totales y observaciones
En la parte inferior del formulario, revisa los cálculos automáticos y añade las condiciones finales:
- Descuento global: Si se acuerda un descuento sobre el total de la venta, introduce el porcentaje en la casilla correspondiente.
- Retención de obra o IRPF: En facturas profesionales o de construcción sujetas a retención, indica el porcentaje de retención sobre la base imponible.
- Desglose de impuestos: Revisa la tabla resumen con el desglose de bases imponibles, cuotas de IVA y el Total neto final.
- Observaciones: Rellena el cuadro de texto libre para incluir notas comerciales, plazos de entrega o los datos bancarios para la transferencia.
Paso 8: Guardar y pantalla de acciones tras la venta
Una vez completado el formulario, desplázate al pie de la pantalla y pulsa el botón «Crear Presupuesto», «Crear Albarán» o «Crear Factura»:
- El sistema validará que los campos obligatorios y los datos fiscales del cliente estén correctamente cumplimentados.
- Si emites una factura y la empresa tiene configurada la facturación electrónica (TicketBAI o Verifactu), el documento se certificará automáticamente ante Hacienda en ese mismo instante.
- Tras guardar con éxito, la plataforma te mostrará la pantalla de confirmación con tres opciones directas: Visualizar el PDF en pantalla, Descargar el archivo PDF en tu dispositivo o Enviar por correo electrónico directamente al cliente con el archivo adjunto.