Para que tu negocio funcione de manera organizada, Factuvoz te permite llevar un control y una trazabilidad completa de todo el camino que recorre una venta: desde que haces la primera propuesta a tu cliente hasta que el dinero está en tu cuenta.
Este ciclo comercial se compone de cuatro pasos muy sencillos que se conectan entre sí de forma automática:
[ Presupuesto ] ➔ [ Albarán de Entrega ] ➔ [ Factura Certificada ] ➔ [ Registro de Cobro ]
A continuación, te explicamos detalladamente cómo funciona cada uno de estos pasos y cómo avanzar por ellos dentro de la aplicación.
Paso 1: El Presupuesto (La propuesta comercial)
Todo comienza cuando un cliente se interesa por tus productos o servicios y le presentas una oferta de precio.
- Cómo crearlo:
- De forma manual: Ve a Nueva Venta ➔ Nuevo Presupuesto. Selecciona el cliente, añade las líneas de detalle (indicando el artículo, descripción, cantidad y precio unitario) y elige el tipo de IVA y la forma de pago. El sistema calculará todos los importes automáticamente.
- Con Inteligencia Artificial: Si prefieres ahorrar tiempo, escribe lo que necesitas presupuestar en lenguaje natural (ej: «Presupuesto para ACME de 5 ordenadores a 800€, IVA 21%») y la IA rellenará todo el documento por ti (esta acción consume 1 punto de tu saldo).
- Los estados del presupuesto:
- No Aceptado: Es el estado inicial de cualquier presupuesto nuevo. Aparecerá en tu filtro de «Presupuestos no aceptados».
- Aceptado Pendiente de Entrega: Cuando tu cliente dé el visto bueno a la oferta, simplemente entra en tu listado de presupuestos y activa el botón (toggle) manual para marcarlo como Aceptado.
Paso 2: El Albarán (La entrega del producto o servicio)
En Factuvoz, un albarán de entrega es, de manera muy sencilla, un presupuesto aceptado que ya ha sido entregado a tu cliente.
- Cómo crearlo:
- Ve al listado o filtro de «Presupuestos aceptados pendientes de entrega».
- Localiza el presupuesto en cuestión y pulsa el interruptor (toggle) de entrega.
- Al hacer esto, el sistema registrará de forma automática la fecha de entrega actual.
- El presupuesto cambiará su estado a «Entregado Pendiente de Facturar» y el documento pasará a guardarse automáticamente en la sección de «Albaranes pendientes de facturar».
Paso 3: La Factura (El documento fiscal)
Una vez que el producto ha sido entregado o el servicio se ha completado, llega el momento de facturarlo. Lo mejor de Factuvoz es que no tendrás que volver a escribir los datos ni las líneas de artículo desde cero.
- Cómo facturar un albarán:
- Dirígete a la sección de «Albaranes pendientes de facturar».
- Busca el albarán que deseas cobrar y haz clic en el botón «Facturar».
- El sistema copiará al instante todos los datos, clientes e importes del albarán al nuevo borrador de factura.
- Revisa que todo esté correcto, selecciona la serie de facturación que desees utilizar (el sistema asignará automáticamente el número correlativo que corresponda) y guarda la factura.
- ¿Qué pasa al guardar?
- El presupuesto original cambiará automáticamente su estado final a «Facturado» para que sepas que el ciclo documental está cerrado.
- Si tienes configurada la provincia de tu empresa, el sistema certificará de forma inmediata la factura con los sistemas fiscales de TicketBAI o Verifactu. El PDF final incluirá de manera automática el código QR y el identificador de certificación fiscal oficial.
Paso 4: El Registro de Cobro (El cierre de la venta)
Para que no pierdas de vista quién te debe dinero y qué facturas están totalmente pagadas, la aplicación incluye un control con indicadores visuales muy sencillos de entender:
- Factura Pendiente (Badge naranja): Indica que la factura ha sido emitida pero todavía no ha sido cobrada por tu parte.
- Factura Cobrada (Badge verde): Indica que el cliente ya te ha pagado la factura.
- Cómo cambiar el estado: Junto a cada factura de tu listado verás un botón de estado. Solo tienes que pulsarlo para cambiar la factura de «Pendiente» a «Cobrada» (o viceversa) al instante cuando recibas el pago en tu banco.