Llevar el control de tus gastos es fundamental para conocer la salud real de tu negocio. Con el módulo de facturas recibidas de Factuvoz, registrar tus compras y gastos es un proceso prácticamente automático. En lugar de tener que escribir a mano cada dato de las facturas que te envían tus proveedores, puedes simplemente subirlas a la plataforma para que el sistema extraiga toda la información por ti.
A continuación, te explicamos detalladamente qué formatos puedes utilizar y cómo funciona el proceso de subida paso a paso.
1. Formatos admitidos por el sistema
Factuvoz está preparado para leer y procesar tus facturas de compras en los formatos más habituales del mercado, tanto tradicionales como de facturación electrónica:
- Archivos PDF: Si tus proveedores te envían las facturas en el clásico formato PDF (ya sean digitales o escaneadas), el sistema utiliza Inteligencia Artificial (OpenAI GPT-4o) para «leerlas» de forma visual y extraer la información de manera inteligente. (Nota: Procesar un PDF de esta manera consume 1 punto de tu saldo).
- XML Facturae 3.2: Es el formato estándar y oficial de la facturación electrónica en España. El sistema es capaz de leer su estructura interna de forma directa. (Esta operación es 100% gratuita y no consume puntos).
- XML/XSIG de TicketBAI: Soporte completo para procesar directamente las facturas certificadas oficiales del País Vasco.
- XML/XSIG de Verifactu: Preparado para dar soporte al nuevo sistema nacional de verificación de facturas de la Agencia Tributaria.
2. Cómo subir y registrar tus facturas paso a paso
Sigue estas sencillas instrucciones para subir tus facturas a la plataforma:
Paso 1: Accede a la zona de subida
En tu menú de navegación, dirígete a la sección Facturas Recibidas y luego haz clic en Subir Facturas. (También puedes usar el control por voz desde cualquier pantalla diciendo «facturas recibidas» o «compras»).
Paso 2: Sube tus archivos
En la pantalla verás una zona de carga especial. Puedes arrastrar y soltar uno o varios archivos a la vez (ya sean PDF, XML o XSIG) directamente en ese recuadro, o hacer clic en él para buscarlos y seleccionarlos desde tu ordenador.
Paso 3: Extracción automática de la información
En cuanto subas los documentos, el sistema identificará su formato y extraerá los datos correspondientes de manera inmediata:
- Si es un XML (Facturae, TicketBAI o Verifactu): El sistema leerá de forma automática los datos estructurados del emisor (proveedor), el número de factura, la fecha de emisión, la base imponible (importe sin IVA), los impuestos y el total.
- Si es un PDF: El motor de Inteligencia Artificial analizará visualmente el archivo para identificar al proveedor (nombre y CIF), el número de factura (con su serie si la tiene), la fecha de emisión, la base imponible, los tipos de IVA aplicados y el importe total final, elaborando también una descripción resumida de lo que has comprado.
Paso 4: Identificación o creación del Proveedor
Una vez extraídos los datos, el sistema utilizará el CIF del documento para buscar en tu base de datos de Factuvoz:
- Si el proveedor ya existe: Completará automáticamente la ficha de compra asociándola a ese proveedor.
- Si el proveedor NO existe: Factuvoz te avisará de inmediato y te mostrará un formulario rápido en pantalla para que puedas registrar a ese nuevo proveedor en el acto, sin tener que salir del proceso de subida de la factura.
Paso 5: Consolidación automática de líneas
Para que tu lista de gastos sea clara y no se llene de artículos innecesarios, el sistema unifica toda la factura de compra en una sola línea de gasto simplificada:
- Establece la cantidad en 1.
- Asigna el importe total sin IVA (base imponible) en el precio de la unidad.
- Aplica el tipo de IVA principal o predominante de la factura.
- Genera una descripción automática con el formato «Factura [número]» o un resumen de los conceptos identificados.
Paso 6: Revisa y guarda
Por seguridad, el sistema te mostrará una vista previa con todos los datos que ha logrado extraer. Compáralos rápidamente con tu factura original para verificar que todo es correcto (fechas, importes, etc.), completa de forma manual cualquier dato que consideres necesario y haz clic en Guardar. La factura de compra quedará oficialmente registrada en tu aplicación.