Si ya tienes un listado de clientes o proveedores en otra aplicación o en una hoja de cálculo y no quieres perder tiempo creándolos uno por uno, Factuvoz te lo pone muy fácil. Puedes subir un listado completo de una sola vez utilizando un archivo de Excel (.xlsx).
Para que no tengas que complicarte con plantillas rígidas, nuestra Inteligencia Artificial se encarga de leer tu archivo y emparejar las columnas automáticamente.
A continuación, te guiamos paso a paso en este proceso:
Paso 1: Prepara tu archivo de Excel
Antes de empezar, asegúrate de que tu listado está guardado en un formato correcto:
- El archivo debe tener la extensión .xlsx.
- Organiza la información en filas y columnas claras (por ejemplo, una columna para los nombres, otra para los CIFs, otra para los teléfonos, etc.). No importa el orden exacto en el que estén las columnas, ya que la IA se adaptará a tu diseño.
Paso 2: Sube el archivo a la aplicación
- Dirígete a la sección correspondiente según lo que quieras subir:
- Para clientes: Ve a Gestión de Clientes ➔ Importar desde Excel.
- Para proveedores: Ve a Gestión de Proveedores ➔ Importar desde Excel.
- Haz clic en el botón de selección de archivo, elige tu documento de Excel y cárgalo en la plataforma.
Paso 3: El mapeo inteligente de columnas (Asistido por IA)
Una vez subido el archivo, verás en pantalla una vista previa con las primeras filas de tu documento. En este momento, la Inteligencia Artificial de Factuvoz analizará tus datos de forma automática:
- Identificará el contenido de cada columna basándose en patrones inteligentes: reconocerá los CIFs por su formato, los códigos postales por ser numéricos, las direcciones por el tipo de texto y los correos electrónicos por incluir la «@».
- Te sugerirá un emparejamiento (mapeo): Te propondrá asociar cada columna de tu Excel con el campo correcto de Factuvoz (por ejemplo, tu columna «Tlf» se emparejará automáticamente con el campo «Teléfono»).
¿Qué debes hacer tú? Revisa la sugerencia de la IA en la pantalla. Si ves que alguna columna se ha emparejado de forma incorrecta, puedes desplegar el selector de esa columna y corregirlo manualmente para dejarlo exactamente como tú quieres.
Paso 4: Confirmación y limpieza de duplicados
Una vez que el mapeo sea correcto, haz clic en Confirmar importación.
A partir de este momento, el sistema procesará la lista fila por fila y activará su escudo de seguridad contra duplicados:
- Comparará el nombre y el CIF de cada contacto del Excel con los que ya tienes guardados en tu base de datos.
- Si detecta que un contacto ya existe, lo omitirá automáticamente para que no tengas registros repetidos y desordenados.
Paso 5: Resumen final de la importación
Al terminar el proceso, la aplicación te mostrará una pantalla resumen muy clara para que sepas exactamente qué ha ocurrido con tu archivo:
- Registros importados: El número de contactos nuevos creados con éxito.
- Duplicados omitidos: Cuántos contactos no se han subido porque ya existían en tu base de datos.
- Errores: Si alguna fila contenía datos incorrectos o corruptos que no se han podido procesar.
💡 Dos detalles muy importantes que debes saber:
- El «truco de herencia» para Proveedores: Si estás importando un listado de proveedores y en tu archivo de Excel no has especificado campos como el Tipo de IVA por defecto o la Forma de pago, no te preocupes. El sistema es tan inteligente que heredará de forma automática estos valores del último proveedor que tengas registrado en tu base de datos, ahorrándote el tener que rellenar estos datos manualmente en la plantilla.
- Consumo de puntos: Dado que la IA analiza tu archivo de forma minuciosa, este proceso consume 1 punto por cada registro (fila) que la plataforma procese, lo que incluye tanto los contactos que se crean nuevos como aquellos que finalmente se omiten por estar duplicados. Te sugerimos revisar y eliminar filas vacías o repetidas de tu Excel antes de subirlo para optimizar al máximo tus puntos.