Para que la gestión de tus ventas sea lo más sencilla y organizada posible, Factuvoz te ayuda a controlar en todo momento en qué punto se encuentra cada uno de tus trámites comerciales. Esto se consigue a través de un sistema muy claro de estados de los presupuestos y su paso automático a convertirse en albaranes de entrega.
A continuación, te explicamos detalladamente qué significa cada estado y cómo avanzar de uno a otro paso a paso.
1. Entendiendo los 4 estados de un Presupuesto
Cada vez que preparas una propuesta para un cliente, el documento pasa por diferentes fases o «estados» dentro de la aplicación para que sepas exactamente qué trabajo tienes pendiente:
- No Aceptado: Es el estado inicial de cualquier presupuesto que acabas de crear. Significa que la oferta está en manos de tu cliente a la espera de su respuesta. Puedes verlos todos agrupados en tu listado aplicando el filtro de «Presupuestos no aceptados».
- Aceptado Pendiente de Entrega: Este estado indica que tu cliente ha dado el visto bueno a tu propuesta de precio, pero todavía no le has entregado el producto o realizado el servicio. Para pasar un presupuesto a este estado, solo tienes que buscarlo en tu listado y activar el interruptor (toggle manual) que verás junto a él.
- Entregado Pendiente de Facturar: Significa que el producto ya ha sido entregado o el servicio ha finalizado, por lo que el documento se ha convertido oficialmente en un albarán de entrega. En este punto, el trabajo está hecho y solo queda pendiente emitir la factura para cobrarlo.
- Facturado: Es el estado final del ciclo. Indica que ya has generado la factura definitiva a partir del presupuesto o albarán. Al llegar a este estado, el documento original queda archivado para que mantengas tu historial limpio y ordenado.
2. ¿Qué es un Albarán de Entrega y cómo se crea?
En Factuvoz, un albarán de entrega no es más que un presupuesto que ha sido marcado como «entregado». No tienes que redactar un documento nuevo desde cero; el sistema aprovecha toda la información del presupuesto original para ahorrarte tiempo.
Para generar un albarán de entrega de forma correcta, sigue estos sencillos pasos:
- Crea tu presupuesto con normalidad, ya sea de forma manual o con ayuda de la Inteligencia Artificial.
- Márcalo como aceptado pulsando el interruptor (toggle) en tu listado de presupuestos.
- Dirígete a la sección o filtro de «Presupuestos aceptados pendientes de entrega».
- Localiza el presupuesto que vas a entregar y pulsa el toggle de entrega.
- ¡Listo! Al pulsar este botón, la aplicación realizará de forma automática dos acciones en segundo plano:
- Establecerá la fecha de entrega actual en el documento.
- Moverá el documento directamente a tu sección de «Albaranes pendientes de facturar», donde quedará guardado de forma segura hasta que decidas cobrarlo.
3. Gestiona tus documentos con la voz (Manos libres)
Si estás trabajando y tienes las manos ocupadas, recuerda que puedes usar el micrófono de la aplicación para aplicar filtros al instante en tus listados utilizando comandos de voz en español:
- Di «presupuestos no aceptados» para ver las ofertas que tienes pendientes de aprobación.
- Di «presupuestos pendientes» para acceder de golpe a la lista de trabajos que ya han sido aceptados pero que aún debes entregar.
- Di «albaranes pendientes de facturar» para ver qué entregas ya están listas para convertirse en facturas.