Cómo emitir Notas de Crédito (Facturas Negativas) para anulaciones o abonos

En Factuvoz, si necesitas anular una factura que ya ha sido emitida o realizar un abono (devolución) a un cliente, debes emitir lo que técnicamente se conoce como una Nota de Crédito o Factura Negativa.

Para crear este documento, el proceso es sumamente sencillo e intuitivo, ya que la aplicación automatiza la mayor parte de los requisitos fiscales obligatorios para que no tengas que preocuparte por nada. Sigue estos pasos detallados para emitirla:

Paso 1: Abre el formulario de nueva factura

Dirígete al menú principal de la plataforma, selecciona la opción Nueva Venta y luego haz clic en Nueva Factura. (Recuerda que si prefieres usar la voz, puedes activar el micrófono y decir claramente «nueva factura»).

Paso 2: Introduce importes negativos en las líneas

Una vez que selecciones al cliente al que vas a realizar el abono:

1. Dirígete al apartado de las líneas de detalle de la factura.
2. Introduce las cantidades o los precios unitarios con signo negativo (por ejemplo, -1 o -150).
3. En cuanto lo hagas, el sistema inteligente detectará de forma automática que el total general de la factura tiene un importe negativo.

Paso 3: Automatización de la serie fiscal (Manos libres)

Al detectar que el total es negativo, Factuvoz se encarga de cumplir con la normativa por ti:

• Cambiará automáticamente la serie de facturación.
• Por ley, las notas de crédito no pueden usar la misma numeración que tus facturas ordinarias; deben pertenecer a una serie específica cuyo nombre contenga los 2 últimos dígitos del año en curso. Por ejemplo, si estás en el año 2025, verás que la aplicación asigna de forma automática la serie ’25’.

Paso 4: Vincula la factura original (Factura Abonada)

En el mismo instante en que el total pasa a ser negativo, aparecerá automáticamente en tu pantalla un campo especial llamado ‘Factura Abonada’.

• En este campo, puedes seleccionar la factura original de una lista con tus facturas emitidas o bien escribir su número manualmente.
• De esta manera, el documento incluirá de forma obligatoria la referencia exacta de la factura que se está anulando o rectificando, cumpliendo de forma estricta con la normativa fiscal de desglose.

Paso 5: Guarda y obtén tu certificación automática

Una vez que hayas revisado que todos los datos, importes y referencias son correctos, haz clic en Guardar. Al guardar la nota de crédito, la plataforma realiza las siguientes acciones inmediatas:

1. La certifica de forma automática ante los sistemas fiscales de TicketBAI o Verifactu.
2. Genera un PDF profesional con su propio código identificador único y la referencia a la factura original.
3. Añade en el pie del PDF el código QR de validación fiscal para que tu cliente pueda comprobar su autenticidad escaneándolo con su móvil.

⚠️ Una advertencia de seguridad muy importante:

Si mientras estás editando este documento decides cambiar los importes de las líneas y el total de la factura vuelve a ser positivo, Factuvoz se dará cuenta al instante.

En ese caso, la aplicación activará su protocolo de protección: limpiará automáticamente el campo de la factura abonada y restaurará tu serie de facturación normal. De este modo, el sistema evita que emitas por error facturas ordinarias utilizando series reservadas exclusivamente para abonos.