Cuando registras las facturas de tus proveedores en Factuvoz, es posible que te llame la atención que, independientemente de cuántos productos o servicios aparezcan en el documento original, en la aplicación se agrupen de una forma especial. A esto lo llamamos consolidación automática de líneas.
A continuación, te explicamos de manera muy sencilla en qué consiste esta función, cómo se muestran tus datos de compra y por qué es la mejor manera de ahorrar tiempo en tu gestión diaria.
¿Qué es la consolidación de líneas?
Imagina que le compras a un proveedor de papelería 20 carpetas, 5 bolígrafos, 3 cartuchos de tinta y un paquete de folios. Si tuvieses que registrar cada uno de estos productos línea por línea en tu contabilidad de gastos, perderías un tiempo valioso copiando datos que realmente no necesitas controlar al detalle en tu inventario de compras.
Para evitar este desorden, Factuvoz simplifica el proceso de manera automática. Al subir cualquier factura de compra (ya sea un PDF leído por la Inteligencia Artificial o un archivo de facturación electrónica XML), el sistema resume toda la factura en una sola línea de gasto simplificada.
¿Cómo se organiza la información en tu línea consolidada?
Cada vez que importes una factura de compra, verás que la aplicación genera un único registro con la siguiente estructura:
- Cantidad: Siempre se establecerá automáticamente en 1.
- Precio unitario: Aquí se coloca el total sin IVA (también llamado base imponible) de toda la factura.
- Descripción: En este apartado verás el texto «Factura [número de la factura]» o un resumen de los conceptos múltiples que ha identificado la Inteligencia Artificial.
- Tipo de IVA: El sistema aplicará el porcentaje de IVA principal o el predominante en la factura de tu proveedor.
¿Por qué este sistema es mejor para tu negocio?
Aunque al principio pueda parecerte diferente a cómo creas tus facturas de venta, la consolidación automática de líneas en las compras ofrece grandes ventajas:
- Simplifica tu gestión diaria: Te ahorra tener que revisar, corregir o dar de alta decenas de artículos de tus proveedores que no pertenecen a tu catálogo de venta.
- Mantiene la trazabilidad perfecta de tus gastos: Tus registros contables e impuestos coincidirán al céntimo con el importe total de las facturas originales de tus proveedores, cumpliendo estrictamente con lo que necesitas para tus declaraciones de IVA.
- Evita el desorden: Tu base de datos de compras se mantiene limpia, ligera y fácil de consultar en cualquier momento.