Llevar un registro ordenado y actualizado de tus clientes es fundamental para que tu facturación sea rápida y no contenga errores. En Factuvoz, la creación y gestión manual de tus contactos es un proceso muy sencillo. Además, como no requiere el uso de Inteligencia Artificial, esta operación es 100% gratuita y no consume puntos de tu saldo.
A continuación, te explicamos detalladamente cómo dar de alta a tus clientes paso a paso, qué datos necesitas y cómo gestionarlos de forma segura.
Paso 1: Accede al formulario de alta
Para comenzar, dirígete al menú de navegación de la aplicación:
- Abre el menú principal.
- Haz clic en la opción Nuevo Cliente. (También puedes usar el comando de voz diciendo simplemente «nuevo cliente» si tienes activo el micrófono).
Paso 2: Completa la ficha de tu cliente
En la pantalla aparecerá un formulario con diferentes campos. Aunque el único campo estrictamente obligatorio es el Nombre, te recomendamos rellenar la mayor cantidad de información posible para que luego se autocomplete en tus presupuestos, albaranes y facturas:
- Nombre (Obligatorio): Introduce la denominación social de la empresa o el nombre completo del cliente.
- CIF/NIF: El número de identificación fiscal, clave para que tus facturas sean legalmente válidas.
- Dirección, Código Postal y Población: Los datos del domicilio fiscal completo de tu cliente.
- País/Provincia: Selecciona la provincia de la lista. Este campo es de vital importancia si estás obligado a emitir facturas bajo el sistema TicketBAI, ya que de ello depende que se genere la URL de validación fiscal correcta.
- Teléfono 1 y 2: Los números de contacto directo.
- Email: La dirección de correo electrónico donde tu cliente recibirá las facturas en formato PDF que le envíes desde la aplicación.
- Persona de Contacto: El nombre del interlocutor principal con el que sueles comunicarte en esa empresa.
- Tipo de IVA: Puedes seleccionar el porcentaje de IVA que se le aplicará a este cliente por defecto en sus documentos, ahorrándote tiempo al facturar.
- Forma de Pago: El método de pago habitual que acuerdes con él (como transferencia, al contado, etc.).
- Observaciones: Un espacio libre para añadir cualquier nota interna, horario de entrega o comentario adicional sobre el cliente.
Una vez completados los campos, haz clic en Guardar para registrarlo en tu base de datos.
Seguridad y protección en tu base de datos
Para garantizar que tu facturación sea impecable, Factuvoz cuenta con varios sistemas de seguridad automáticos que actúan en segundo plano mientras gestionas tus clientes de forma manual:
1. Escudo contra clientes duplicados
Para evitar que crees por error dos fichas para el mismo cliente, el sistema realiza una validación en tiempo real antes de guardar:
- Compara el nombre exacto (no te preocupes por cómo lo escribas, ya que no distingue entre mayúsculas y minúsculas).
- Compara el CIF/NIF (siempre que lo hayas introducido en la ficha).
- Si detecta que ya existe un registro idéntico, el sistema te mostrará una alerta en pantalla y no te dejará guardar el duplicado, manteniendo tu base de datos limpia.
2. Protección de registros especiales
La plataforma protege de manera especial a determinados clientes genéricos necesarios para el funcionamiento del sistema, como el registro ‘CLIENTES VARIOS’, asegurando que no se alteren ni se borren por accidente.
3. Prevención de eliminaciones problemáticas
Si en algún momento deseas eliminar la ficha de un cliente, debes saber que Factuvoz protege la integridad de tu contabilidad:
- No se puede eliminar un cliente que tenga algún documento comercial asociado (ya sean presupuestos, albaranes o facturas).
- Si intentas borrarlo, el sistema bloqueará la acción y te indicará detalladamente en qué documentos de la aplicación se está utilizando.
- Para poder eliminar al cliente de forma definitiva, primero deberás eliminar todos los documentos históricos relacionados con él.