Tener una base de datos limpia y organizada, sin clientes o proveedores repetidos, es fundamental para evitar confusiones al facturar y llevar una contabilidad clara. En Factuvoz, no tienes que preocuparte por revisar esto registro por registro: la plataforma cuenta con un sistema inteligente de validación y prevención automática de duplicados.
A continuación, te explicamos con todo detalle cómo te protege este sistema en las distintas acciones que realizas a diario:
1. Al crear un Cliente o Proveedor de forma manual o con IA
Cada vez que intentas registrar un nuevo contacto (ya sea rellenando el formulario tú mismo o dejando que la Inteligencia Artificial extraiga los datos de un texto libre), el sistema realiza una comprobación en tiempo real comparando dos datos clave:
- El nombre exacto: El sistema busca si ya existe ese nombre en tu base de datos. Para tu comodidad, esta validación no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, si ya tienes registrado a «Talleres García» y escribes «talleres garcía», el sistema sabrá que es el mismo.
- El CIF/NIF: Si has introducido el número de identificación fiscal (algo muy recomendable), el sistema comprobará si ya está asignado a otra ficha.
¿Qué pasa si se detecta un duplicado? Si el sistema encuentra una coincidencia exacta de nombre o CIF, te mostrará una alerta en la pantalla y no te dejará guardar el registro. De esta manera, se evita que crees fichas repetidas por despiste.
2. Al importar contactos de forma masiva desde Excel
Si vas a migrar tu base de datos anterior o a subir un listado grande de clientes o proveedores mediante un archivo de Excel, el proceso de limpieza es totalmente automático:
- El sistema lee tu archivo fila por fila.
- Al procesar cada registro, compara de manera automática los nombres y los CIFs con los que ya tienes guardados en Factuvoz.
- Si detecta que un contacto del Excel ya existe en tu aplicación, lo descarta de forma automática (omitiendo su importación) para no duplicarlo.
- Al terminar la importación, la pantalla te mostrará un resumen muy claro con la siguiente información:
- Registros importados: Los contactos nuevos que se han guardado con éxito.
- Duplicados omitidos: El número de contactos que no se han subido porque ya existían en tu base de datos.
- Errores: Fias que no se han podido procesar por algún fallo en los datos.
⚠️ Nota importante sobre tu saldo de puntos: El procesamiento y mapeo de cada fila del Excel lo realiza nuestro motor de Inteligencia Artificial para garantizar que los datos se lean correctamente. Por ello, el sistema consumirá 1 punto de tu saldo por cada registro que procese en el archivo de Excel, incluyendo aquellos que finalmente se omitan por estar duplicados. Te recomendamos limpiar un poco tu Excel de filas repetidas antes de subirlo para optimizar al máximo tus puntos.
3. Al invitar a otros usuarios (Programa de Recomendaciones)
Factuvoz también aplica este filtro de seguridad en su sistema de afiliados. Cuando recomiendas la herramienta a un amigo o conocido introduciendo sus datos, la plataforma realiza una búsqueda automática en su base de datos global:
- El sistema verifica si ya existe un proveedor registrado con el CIF de esa persona.
- Si ya existe, asocia la recomendación a esa ficha; si no existe, crea un nuevo registro de proveedor de forma totalmente limpia para realizar el seguimiento de tus comisiones sin generar desorden en la base de datos.
4. Control de duplicados en tus Facturas de Venta
La seguridad contra duplicados no se limita a tus contactos; también protege la numeración de tus documentos de venta para que cumplas estrictamente con la legalidad.
Aunque Factuvoz asigna automáticamente el siguiente número de factura secuencial que corresponde, si en algún momento intentas configurar o forzar un número manualmente, el sistema activará su control de duplicados de serie. Esto significa que la plataforma te impedirá guardar dos facturas que tengan el mismo número dentro de la misma serie de facturación, evitando graves problemas fiscales ante las haciendas tributarias.