Llevar el control de tus gastos y compras es tan importante como gestionar tus ventas. Para que no pierdas horas picando a mano los datos de las facturas que te envían tus proveedores, Factuvoz cuenta con un módulo de facturas recibidas que automatiza casi todo el trabajo de registro.
El sistema es capaz de leer las facturas en múltiples formatos utilizando dos tecnologías diferentes: la lectura directa de archivos electrónicos (XML) y el análisis inteligente de documentos visuales (PDF) mediante Inteligencia Artificial.
A continuación, te explicamos con todo detalle cómo funciona este proceso y qué hace la aplicación paso a paso con tus archivos de compras.
Paso 1: Sube tus facturas a la plataforma
El punto de partida es muy sencillo. Solo tienes que dirigirte al menú principal, acceder a Facturas Recibidas y pulsar en Subir Facturas. En esta pantalla verás una zona de carga donde puedes arrastrar y soltar uno o varios archivos a la vez (pueden ser PDF o XML indistintamente) o seleccionarlos desde tu ordenador.
Paso 2: El sistema analiza el formato del archivo
En cuanto subes los documentos, Factuvoz detecta de forma automática qué tipo de archivo es y activa el método de lectura adecuado:
Opción A: Archivos XML (Lectura estructurada y 100% gratuita)
Los archivos XML son documentos de facturación electrónica que ya contienen la información de forma digitalizada y ordenada según los estándares oficiales. Al no requerir Inteligencia Artificial para «descifrar» el texto, esta operación no consume puntos de tu saldo.
Factuvoz da soporte a los formatos electrónicos más utilizados:
- Facturae 3.2: El formato estándar de la factura electrónica en España. El sistema extrae directamente el emisor (de la sección SellerParty), el número de factura (combinando serie y número), la fecha de emisión (IssueDate) y el importe sin IVA (TotalGrossAmountBeforeTaxes).
- XML/XSIG de TicketBAI o Verifactu: Los formatos oficiales certificados. La plataforma lee directamente los bloques de datos del emisor, el número de factura, la fecha de expedición, la base imponible y realiza una gestión inteligente de los precios unitarios, importes y descuentos aplicados.
Opción B: Facturas en PDF (Extracción con Inteligencia Artificial)
Si tu proveedor te ha enviado una factura tradicional en formato PDF (ya sea digital o escaneada), la información está de forma visual, por lo que hace falta un «ojo inteligente» para leerla. Aquí es donde entra en juego nuestra IA principal (OpenAI GPT-4o).
La Inteligencia Artificial analiza el documento de manera minuciosa para localizar y extraer:
- El Proveedor: Identifica el nombre de la empresa emisora y su CIF.
- El Número de factura: Localiza la numeración, incluyendo la serie si la tiene.
- La Fecha de emisión: Extrae la fecha en un formato que el sistema pueda reconocer.
- La Base Imponible: El importe total antes de impuestos (sin IVA).
- Los tipos de IVA: Detecta si se aplican diferentes porcentajes de IVA.
- El Importe Total: El dinero final de la factura con el IVA ya incluido.
- Descripción: Elabora un resumen de los conceptos principales que te están facturando.
Nota: Al procesar un PDF mediante Inteligencia Artificial, la operación consume 1 punto de tu saldo de Factuvoz.
Paso 3: Identificación automática del Proveedor
Una vez que el sistema tiene los datos de la factura (ya sea por XML o por PDF), utiliza el CIF extraído para buscar en tu base de datos de Factuvoz:
- Si el proveedor ya existe: La plataforma asocia la factura de inmediato y pre-rellena de forma automática toda su información fiscal.
- Si el proveedor es nuevo: El sistema te lo avisará y te mostrará un formulario rápido en la pantalla para que puedas dar de alta al proveedor en ese mismo momento sin tener que salir del proceso de carga.
Paso 4: Consolidación automática de líneas
Para que tu contabilidad de gastos sea limpia y no se llene de cientos de artículos que no pertenecen a tu catálogo de ventas, Factuvoz aplica la consolidación de líneas.
Independientemente de si la factura de tu proveedor tiene 1 o 50 artículos diferentes, el sistema la resumirá en una única línea de gasto estructurada de la siguiente manera:
- Cantidad: Se establece en 1.
- Precio unitario: El importe total sin IVA (base imponible) de la factura.
- Descripción: Se guardará con el formato «Factura [número]» o con el resumen de conceptos que ha elaborado la IA.
- Tipo de IVA: Se aplica el tipo de IVA principal o predominante que tenga el documento original.
Paso 5: Revisa y guarda
Por seguridad, el sistema nunca registrará el gasto a ciegas. Te mostrará una pantalla de vista previa con todos los datos extraídos.
Tómate un segundo para comprobar que los importes, fechas y el proveedor asignado son totalmente correctos. Si necesitas corregir o completar algún dato, puedes hacerlo directamente en los campos editables. Cuando veas que todo está perfecto, haz clic en Guardar y tu factura recibida quedará registrada y contabilizada en tu aplicación.