Una vez que has creado y guardado una factura, Factuvoz te permite obtener un documento de presentación impecable para descargar o enviárselo directamente a tu cliente por correo electrónico sin necesidad de salir de la aplicación.
A continuación, te explicamos detalladamente cómo es el PDF de tus facturas y cómo realizar el envío paso a paso.
1. ¿Cómo es el PDF de tu factura?
El sistema genera un documento PDF con un diseño totalmente profesional que incluye de forma automática la siguiente información:
- El logotipo de tu empresa: Si lo has subido previamente en tu apartado de Configuración, se aplicará de manera automática en la cabecera de todas tus facturas.
- Datos completos: Muestra la información fiscal tanto de tu empresa (emisor) como de tu cliente (receptor) de forma clara y ordenada.
- Líneas de detalle: El desglose completo de los productos o servicios facturados con sus correspondientes subtotales.
- Resumen de impuestos: El desglose de los tipos de IVA aplicados y el importe total final de la factura.
- Certificación fiscal (si aplica): Si tu empresa está configurada en una provincia con obligación fiscal, en el pie del PDF aparecerá un código QR de 84×84 puntos junto al ID de la certificación TicketBAI/Verifactu. Este QR permite que tu cliente pueda escanearlo con su teléfono móvil para verificar al instante que la factura es totalmente legal y auténtica ante la Hacienda correspondiente.
- La marca «DUPLICADO»: Si alguna vez necesitas volver a generar o descargar el PDF de una factura que ya ha sido certificada, verás que el sistema le añade una marca en color rojo con la palabra «DUPLICADO». Esto es una medida de seguridad fiscal obligatoria para evitar confusiones con la factura original.
2. Cómo enviar la factura por email directamente desde la aplicación
No hace falta que descargues el archivo a tu ordenador, abras tu gestor de correo personal, redactes el mensaje y adjuntes el archivo a mano. Factuvoz automatiza este proceso para que lo hagas en segundos:
- Paso 1: Genera el PDF. Accede a la factura guardada y genera su vista en PDF.
- Paso 2: Pulsa el botón de envío. En la pantalla del documento, haz clic en el botón de envío de email.
- Paso 3: Adjunto automático. Al pulsar este botón, la plataforma adjuntará de forma totalmente automática el PDF de la factura al correo.
- Paso 4: Envío directo al cliente. El sistema enviará el mensaje utilizando la dirección de correo electrónico (Email) que configuraste previamente en la ficha de ese cliente.
- Paso 5: Confirmación inmediata. Una vez que el correo sale de la plataforma, recibirás una confirmación en pantalla indicándote que el envío se ha realizado con éxito.