Cómo emitir facturas directas y gestionar las series de facturación

En Factuvoz, no siempre necesitas seguir todo el ciclo comercial completo desde un presupuesto o un albarán. Si realizas una venta directa, puedes generar una factura final desde cero en pocos segundos. Además, la aplicación se encarga de organizar tu facturación a través de un sistema inteligente de series de facturación que garantiza que cumplas siempre con la legalidad, evitando números duplicados o saltos correlativos.

A continuación, te explicamos de manera muy sencilla y detallada cómo emitir estas facturas y cómo funcionan las series en tu plataforma.

1. Cómo emitir una factura directa paso a paso

Si necesitas facturar de inmediato a un cliente sin pasar por trámites previos, el proceso es sumamente rápido:

• Paso 1: Abre el formulario. En el menú principal, dirígete a Nueva Venta y selecciona la opción Nueva Factura. (Si tienes las manos ocupadas, activa el micrófono de la esquina superior derecha y di claramente el comando de voz «nueva factura»).
• Paso 2: Selecciona al cliente. Empieza a escribir el nombre de tu cliente en el buscador y selecciónalo de tu lista.
• Paso 3: Completa las líneas de la factura. Añade las líneas de detalle indicando el artículo o servicio, escribe una descripción clara, pon la cantidad y el precio unitario. El sistema se encargará de realizar todos los cálculos por ti.
• Paso 4: Elige la serie de facturación. Selecciona la serie que deseas aplicar para esta venta (por ejemplo, tu serie ordinaria «A»).
• Paso 5: Guarda la factura. Al hacer clic en guardar, ocurrirán dos acciones de forma automática en segundo plano:
  1. El sistema asignará de forma inmediata el siguiente número secuencial que corresponda dentro de la serie elegida para evitar saltos en la numeración.
  2. Si tienes configurada la provincia de tu empresa, la factura se certificará de forma inmediata con TicketBAI o Verifactu. El PDF final se generará automáticamente con su respectivo código QR y su identificador fiscal oficial.

2. Cómo gestionar tus Series de Facturación

Las series te permiten clasificar y ordenar tus facturas. Para personalizarlas y adaptarlas a tu negocio, debes dirigirte al Menú principal ➔ Configuración (o usar el comando de voz diciendo «configuración»).

Dentro de este apartado, verás dos tipos de series principales que debes configurar:

• Serie Normal: Es la serie que utilizarás para tus facturas estándar del día a día (por ejemplo, la serie «A» o «F»).
• Serie de Notas de Crédito (Facturas Negativas): Es la serie reservada exclusivamente para emitir abonos o anulaciones. Por normativa fiscal, estas series deben tener obligatoriamente un formato que incluya los 2 últimos dígitos del año en curso (por ejemplo, la serie ’25’ para las facturas negativas emitidas en el año 2025).

3. Sistemas de seguridad automáticos para tus series

Para garantizar que tu contabilidad cumpla estrictamente con la ley, Factuvoz incorpora varios mecanismos de protección automáticos:

• Escudo contra duplicados: El sistema cuenta con un control que impide asignar el mismo número de factura dos veces dentro de la misma serie. Si intentas hacerlo por error, la aplicación bloqueará el guardado y te avisará de inmediato.
• Numeración secuencial garantizada: Olvídate de llevar la cuenta a mano. El sistema calcula automáticamente el número correlativo correcto en cada serie.
• Cambio automático para Notas de Crédito: Si estás rellenando una factura e introduces importes negativos en las líneas, el sistema detectará el total negativo y cambiará automáticamente la serie al formato de 2 dígitos del año (activando además el selector para que vincules la factura original que estás abonando). Si vuelves a cambiar los importes a positivo, la plataforma restaurará tu serie normal automáticamente para evitar confusiones.