¿Cómo dictar tu orden al asistente?
Para empezar a crear un documento comercial con la voz, pulsa el botón «Hey» en la barra superior. Cuando el sistema comience a escuchar, di la frase clave «Hey Factuvoz» seguida de la instrucción que deseas realizar.
Puedes dictar las cantidades, los precios y las descripciones utilizando tus propias palabras y números hablados, ya que la aplicación los convierte automáticamente a formato numérico antes de guardar el documento.
A continuación te mostramos algunos ejemplos prácticos de lo que puedes decir:
- Para una factura: «Hey Factuvoz, hazme una factura para Juan Pérez por 150 euros más IVA».
- Para un presupuesto detallado: «Hey Factuvoz, créame un presupuesto para Construcciones García de veinte horas a quince euros y doscientos euros de materiales».
- Para una orden general: «Hey Factuvoz, hazme una venta». Si no especificas qué tipo de documento necesitas, el propio asistente te preguntará si prefieres un presupuesto, un albarán o una factura.
- Incluir notas u observaciones: Puedes añadir comentarios a tu frase diciendo, por ejemplo, «…con la observación entrega urgente», y el sistema guardará esa nota en el apartado de observaciones del documento.
¿Qué ocurre si el cliente no existe en tu base de datos?
Si dictas un documento para una empresa o persona que aún no tienes dada de alta, no te preocupes. Factuvoz buscará automáticamente los datos de contacto y fiscales de ese cliente (como su CIF, dirección, teléfono y correo electrónico) en Internet antes de proponerte la creación.
Las fichas creadas de este modo quedarán guardadas en tu sistema con la nota «captados en internet» para que puedas revisarlas cuando quieras.
El paso de confirmación y revisión del plan
Una vez que procesa tu frase, el asistente te mostrará en pantalla un panel informativo de color azul con el resumen de todo lo que ha entendido (cliente, conceptos, cantidades, precios e IVA) y te preguntará en voz alta: «¿La creo?».
En este punto puedes responder hablando de tres formas distintas:
- Di «Sí»: El documento se creará de inmediato con los datos mostrados en el resumen.
- Di «No» o «No, modifícalo»: El proceso no se cancelará. El asistente te preguntará qué deseas corregir y podrás dictarle los cambios sobre la marcha, como por ejemplo «cambia el precio a 80 euros», «pon el IVA al 4 por ciento» o «el cliente es María».
- Di «Cancelar todo», «Olvídalo» o «Déjalo»: Si cambias de opinión y no quieres guardar nada, utiliza cualquiera de estas expresiones para anular todo el proceso sin guardar el documento.
Envío por correo electrónico y gestión de facturas
Si estás creando un presupuesto o un albarán, justo después de confirmar la creación con un «sí», el asistente te ofrecerá enviarlo por correo electrónico al cliente. Puedes confirmar el envío a la dirección habitual de su ficha o dictarle una dirección diferente diciendo, por ejemplo, «envíalo a otra arroba empresa punto com».
En el caso de las facturas, al confirmar con un «sí», el asistente transferirá los datos directamente a la pantalla de facturación para que puedas hacer una revisión visual completa de los datos antes de guardarla o enviarla.
Consumo de Puntos IA
Utilizar el agente Hey Factuvoz para generar documentos consume créditos de inteligencia artificial de tu saldo de empresa. La tarifa se aplica por flujo completo de conversación: aunque dictes varias correcciones antes de confirmar el documento, solo se realizará un único cargo de puntos por la gestión del asistente.